Tutti i vantaggi della firma digitale

La firma digitale è sempre più diffusa, ma non tutti sanno riconoscere i reali vantaggi che ha rispetto alla tradizionale firma autografa. Scopriamo punto per punto le principali differenze e i benefici della firma digitale 

La firma digitale viene definita come l’equivalente elettronico della firma autografa, perché ha a tutti gli effetti lo stesso valore legale di una tradizionale firma su carta. Firmando digitalmente un documento si sostituisce del tutto il processo di approvazione cartaceo, spesso lento e costoso, con un sistema completamente digitale che garantisce un immediato vantaggio economico e ambientale. Ma questo non è che il primo dei tanti aspetti positivi dell’intera procedura.  

Scegliendo la firma digitale al posto di quella autografa ci si assicura tutta una serie di benefici, oltre alla massima validità legale. Proviamo a riconoscerli nelle diverse fasi della firma digitale

1. Preparazione 

Firma autografa: in questo caso la firma avviene manualmente, utilizzando carta e penna. È quindi necessario l’incontro fisico tra le parti o comunque l’impiego di strumenti che rallentano la sottoscrizione (stampa di documenti, scannerizzazione, invio tramite raccomandata postale etc.). 

Firma digitale: la firma viene apposta da PC o smartphone attraverso una procedura elettronica che permette di “dematerializzare” l’intero processo, cioè evitare la produzione di documenti cartacei. Il processo può svolgersi anche a distanza, cioè senza che le parti interessate nella firma si incontrino. 

2. Sottoscrizione 

Firma autografa: il firmatario scrive il proprio nome e cognome direttamente sul documento, quindi la firma diventa parte integrante dell’originale. Bisogna fare attenzione che il segno grafico venga realizzato in maniera chiara e leggibile, al fine di non compromettere la validità della sottoscrizione. 

Firma digitale: la firma generata elettronicamente si presenta sotto forma di allegato (il risultato di un sistema di codifica crittografica). Questo allegato va ad aggiungersi al documento originale dando vita a un nuovo file specifico, il documento firmato, che consiste proprio nella coppia “documento originale+firma”. 

3. Verifica 

Firma autografa: è piuttosto difficile stabilire con certezza l’autenticità di una firma autografa, dato che una falsificazione può sfuggire anche al controllo più attento. Un confronto visivo non basta per affermare esattamente da chi e in che data è stata davvero apposta la firma. 

Firma digitale: la firma digitale prevede un’apposita funzione di verifica, molto semplice da utilizzare per chiunque. Tale procedura si basa su un algoritmo in grado di dimostrare con certezza l’autenticità della firma, fornire informazioni precise sul firmatario e stabilire la data esatta in cui è stato firmato il documento. 

4. Conservazione 

Firma autografa: i documenti firmati vanno custoditi come prova, il che significa che inevitabilmente negli anni si accumuleranno tantissimi fascicoli e documentazione cartacea. La firma su carta richiede quindi molto spazio e anche attenzione, per evitare che prove importanti possano perdersi o deteriorarsi. 

Firma digitale: i documenti firmati digitalmente possono essere archiviati sul proprio PC, caricati su cloud o condivisi con altre persone. Non occupano spazio, non si deteriorano e restano sempre a portata di mano, pronti per essere consultati quando necessario.

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